Moyens des RP

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Les relations presse

Le dossier de Presse : Il comporte le thème, le sommaire, le résumé, la version papier des visuels présentés, des fiches techniques (si sujet compliqué), les CV et photos des intervenants/conférenciers, le programme, la liste des invités présents, un questionnaire de satisfaction et un cadeau. S’il s’agit d’une conférence de presse, il faut ajouter le communiqué de presse, la plaquette institutionnelle et quelques photos du sujet traité.

La communication évènementielle

• L’Evénementiel

On l’utilise pour véhiculer de l’émotion, de la créativité, de l’interactivité que se soit pour faire connaître sa marque ou son institution auprès du grand public ou de ses nouvelles cibles. Il peut être également utilisé pour mobiliser les salariés à l’interne ou fidéliser ses clients. C’est une action de Communication ponctuelle destinée à marquer les esprits de façon ludique, spectaculaire. Cette communication se démarque de la publicité traditionnelle. Il se différencie du sponsoring et du mécénat. Il est difficile à distinguer car il est multiforme (s’adapte à chaque cible ou public). On parle de la communication événementielle comme un média chaud. Il est profondément humain. C’est un choix délibéré, stratégique pour optimiser l’efficacité du message à faire passer. Cette communication a pour vocation de privilégier une relation directe avec sa cible. Bien qu’éphémère la communication événementielle marque les esprits pendant longtemps. C’est pourquoi elle doit être grandiose, doit interpeller, bousculer son public. Elle met en scène un décor, un spectacle tout en gardant à l’esprit la culture de l’entreprise. Il doit être bien structuré car coûte cher. Il y a dix règle à suivre : Bien définir le(s) public(s) concerné(s). Choisir un thème suffisamment porteur avec un bon intitulé. Trouver des intervenants qui suscitent l’intérêt du public. Réserver un milieu suffisamment porteur. Choisir une date et un horaire approprié. Envoyer les invitations trois semaines à l’avance. Procéder à une répétition de l’événement. Badger les personnes présentes. Organiser un cocktail, un dîner pour faciliter les échanges, les contacts. Adresser après l’événementiel, une sorte de compte-rendu de l’événement. Pour qu’il soit réussi, l’événementiel doit avoir un caractère unique et une démarche créative personnalisée.C’est le média de la rencontre et de l’émotion.

Quand on décide de mettre en place un événementiel, on doit prendre en compte plusieurs variantes : La nature de l’événement : Il faut déterminer la dominante de l’événement (discours, exposition, spectacle…), le thème, le format (durée de l’événement), le lieu (la délocalisation est un bon moyen pour marquer le public), les moyens techniques, les décors, la restauration, le message et les temps forts (ils doivent aller crescendo). La nature du public. La nature des services. Le timing.

L’événementiel a pour objectifs : Informer. Se faire connaître. Accroître sa notoriété. Améliorer son image ou la modifier. S’imposer comme référence sur un marché. Mieux communiquer avec son environnement. Développer un réseau de relations institutionnelles (pouvoirs publics, collectivités locales…). Mobiliser son réseau de distribution ou ses partenaires. Souder l’équipe à l’interne. Lancer un nouveau projet, produit, service ou idée.

Comment mesurer les retombées ? Par l’intérêt manifesté par les médias pour annoncer la manifestation. Par le taux de fréquentation au cours de la manifestation. Satisfaction globale des participants (mots de remerciements, témoignages…). La présence plus ou moins importante des journalistes. La présence d’un certain nombre de leader d’opinion. L’impact du conférencier ou des personnes ayant pris la parole. Une organisation brillante, sans problème dans le déroulement.L’accroissement dans les mois qui suivent d’un certain nombre de commandes. Une image mieux perçue. Des retombées presse significatives voir importante. Questionnaire de satisfaction remis à la fin de la manifestation analysé.

Quels sont les risques ? Le manque d’intérêt de la presse pour annoncer l’événement. Une organisation défaillante. Un timing non respecté. Peu de fréquentation. Mauvaise adéquation entre événement et public. Une manifestation concomitante avec plus de succès. Une météo défavorable. Un incident technique, déficience d’un intervenant.

D’un événement à l’autre, le temps de préparation est variable (de 2/3 mois à un an à l’avance).